【生産性5%向上】職務分掌の明確化で解消する部署間の衝突と士気低下

企業の問題・課題

各部署から仕事のやり方について衝突が増えているとの意見が上がった為ヒアリングを実施した。個人の士気が低下ミスの擦り付け合いが増え生産性が下がっているが対応方法が不明なため弊社に依頼。

問題のポイント

職務分掌の曖昧さ

本件問題の基本的な考察

基本的には各部署の設立目的が必要で、運営に必要な歯車として部署は存在することが基本。部署には目的とゴールがあることで職員はその部署での個人の業務目的が明確になるが職務分掌が明確でないと業務の重複により同じような作業などを各部署ごとにおこなってしまいコストの増加と責任の所在が明確にならない。不明瞭部分が多いと一部職員の業務の抱えや隠ぺい気質が蔓延し管理者の指示がより不明確になりやすい。そうなると、責任感の低下や業務完了の意識が下がりおのずと多くの職員のやる気をそぐことになる。

会社側ができていなかった原因

経営陣及び各部署の管理者にヒアリングを実施。各部署の運営管理者の話を聞くと、職務分掌が不透明な部分が多く業務範囲の重複がみられ一部の職員に業務のしわ寄せがあることが発覚。

提案した改善策

各部署間の業務管理範囲の不透明さが課題とし各部署の業務棚卸及び各部署の業務範囲の線引きを実施。

改善策の効果

各業務のマネージメントプログラムを作成することで各部署が自身のやるべき事と目標が明確になり責任感、依頼の精度が上がった。職員間のいざこざが顕著になくなり個人の生産性が5％上がり業績の回復に繋がった。

しえんグループが実施したサービス内容

1. 業務マニュアル分析
2. 教育マニュアル分析
3. 運営マニュアル分析
4. 経営陣ヒアリング
   
5. 各管理職員ヒアリング
6. 業務棚卸作業・KPIタスクの確認作業
7. 業務工数・実施時間・コストの算出作業
8. 部署別職務分掌の提案